Reference Case: Auwiesen schafft Transparenz

• Auwiesen Immobilien AG setzt für die finanzielle Unternehmensführung auf die Lösungen von Abacus und planyourbusiness© von Datalizard AG. Sie sind wesentlicher Bestandteil der IT-Roadmap und Digitalisierungsstrategie.
• Die nahtlose Integration von planyourbsiness© in die Abacus-Welt ermöglicht jederzeit und ortsungebunden den Zugriff auf alle erforderlichen Informationen
• Dank der Einführung von planyourbusiness© wurden klare Strukturen geschaffen und die Datenqualität verbessert
• Auwiesen profitiert von einer deutlichen Effizienzsteigerung sowie geringerem Managementaufwand bei der Planung, den Analysen und den Kommentierungen
• Freigeschaffene Ressourcen können nun für strategische und operative Führungsaufgaben genutzt werden

Zielgerichtete Zusammenarbeit mit Datalizard
Dank der Empfehlung einer Finanzfachexpertin fand Auwiesen zu Datalizard. Nach positiven Vorabklärungen haben auch die Referenzen überzeugt. Das Angebot mit planyourbusiness© samt Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen erfüllte die hohen Anforderungen von Auwiesen sowohl funktional als auch wirtschaftlich. Auch das Preismodell für die Nutzung sowie die SLA-basierte Betreuung inklusive technischem und fachlichen Support stimmte.

Der durchwegs positive Eindruck bestätigte sich für Auwiesen auch in der sehr professionellen und effizienten Zusammenarbeit im Projekt. Der Budgetprozess von Auwiesen konnte mit planyourbusiness© so gut abgebildet werden, dass interne Prozesse kaum angepasst werden mussten. Nachträgliche, individuelle Anforderungen konnten dank der Flexibilität von planyourbusiness© als auch der von Datalizard pragmatisch und schnell umgesetzt werden.

Die Ausgangslage:
Mit der Einführung von Abacus (ERP-Lösung für Finanzen und HR) und des Controlling Konzepts auf Anfang 2021 forderte die Geschäftsleitung zusätzlich ein Planungs- und Reporting System, welches durchgängig die Bereichszahlen transparent darstellt. Die bisherige Excel Budgetierung war zu umständlich, intransparent und aufwändig.

Übergeordnetes Ziel war die Optimierung der finanziellen Unternehmensführung. Konkret wollten wir folgende Anforderungen umsetzen:

• Modernisierung der Finanzplanung (Forecast, Budget, Mittelfristplanung) und des Reportings durch automatisierten Datenaustausch zwischen Abacus und der Planungslösung
• Berechtigungskonzept mit Zugriffsrechten der Benutzer: Mandatsleiter, Controller, HR und Geschäftsleitung
• Schaffung von transparenten Teilplänen, Umsatz und Fremdleistungen, Personalaufwand, IT-Aufwand, Verwaltungsaufwand, sowie Kostenstellenumlagen mit klaren Zuständigkeiten
• Führung des Anlageinventars mit Investitionen und entsprechender Berechnung der Abschreibungen pro Kostenstelle sowie der Bilanzwerte
• Integrierte und automatisierte Darstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kostenstellen- und Profitcenterrechnung, Geldflussrechnung für IST, Forecast, Budget und Mittelfristplan
• Rechnen und Darstellen von verschiedenen Planungs-Szenarien

Auwiesen – RAUM FÜR MEHR
Die Auwiesen Immobilien AG ist ein junges Winterthurer Unternehmen mit einer langjährigen Entstehungsgeschichte. Als Partner von institutionellen Anlegern und privaten Investoren bieten wir lebenszyklusübergreifende Immobiliendienstleistungen in den Bereichen Wohnen sowie Industrie und Gewerbe. Ob Bauherrentreuhand, Portfolio-, Property- oder Arealmanagement: Qualität, Flexibilität und Leidenschaft stehen für unsere über 65 Mitarbeitenden stets im Vordergrund und bieten unseren Kunden und Mitarbeitenden – RAUM FÜR MEHR.

Die Lösung
Auwiesen hat sich für planyourbusiness©, die Cloud-basierte Standardlösung für die Finanzplanung von Datalizard entschieden. Die Einführung erfolgte in zwei Etappen, Ende 2021 und im Frühjahr 2022. Zuerst wurden im Geschäftsjahr 2021 die IST-Rechnung, der Forecast 2021 und das Budget 2022 in planyourbusiness© abgebildet. Danach erfolgte in Etappe zwei die Einführung des automatisierten Berichtswesens.

planyourbusiness© ermöglicht die selektive, rollenbezogene Berechtigung für einzelne Funktionen und Datenbereiche. So konnten für die Projektumsetzung mehrere Teilbereiche geschaffen und Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt werden. Damit waren alle betroffenen Nutzer von Beginn weg bei der Implementierung einbezogen und von der neuen Lösung überzeugt.

planyourbusiness© im Einsatz bei Auwiesen
Budget- und Forecastprozess: Dank den klar definierten Verantwortlichkeiten budgetieren die operativen Bereiche Umsätze und Fremdleistungen auf ihren Mandanten und Projekten im Modul «Projektplanung». Sie melden dem HR den personellen Ressourcenbedarf. Das HR besitzt die Zahlenhoheit über sämtliche Personalkosten und plant diese mit dem Modul «Personalplanung». CFO und Controlling planen die restlichen Kosten wie Investitionen, Verwaltungs- und Betriebsaufwand mit Hilfe der zusätzlichen Module «Konten- und Kostenstellenplanung», «Anlagen- und Investitionsplanung» sowie «Plankostenrechnung mit Umlagen». Gleichzeitig gilt dies auch für den Forecast-Prozess. Nach erfolgter Planung in planyourbusiness© stehen die Forecast- und Budgetwerte wieder in Abacus zur Verfügung.

Reporting Prozess: Die IST-Zahlen werden mehrmals täglich aus Abacus in planyourbusiness© übernommen. Nach erfolgtem Quartalsabschluss in Abacus sind damit zeitnah alle für das Quartalsreporting relevanten Datensätze vorhanden. Die Ergebnisse werden auf Knopfdruck in eine Wordvorlage, beispielsweise als Quartalsbericht, übernommen und werden dort zusätzlich kommentiert. Das Reporting in planyourbusiness© beinhaltet Soll-IST Vergleiche auf Unternehmens- und Bereichsebene: Unternehmenserfolgsrechnung, Bilanz und Geldflussrechnung für Auwiesen Immobilien AG und die Tochtergesellschaft WIN Elektro AG. Für Auwiesen Immobilien AG wird zudem eine Bereichserfolgsrechnung aufbereitet. Analog werden die jährlichen Geschäftsberichte sowie die Budgetplanungs- und Forecast-Berichte erzeugt.

Analyse-Prozess: planyourbusiness© funktioniert zudem auch als Business Itelligence Analyse-Tool. Bereichsleiter und Mitarbeitende im Controlling analysieren die Berichte interaktiv mit einer Drilldown-Funktion im Webbrowser. Dies hilft beim Verständnis von Soll-IST Abweichungen und bei der Kommentierung der Bereichsergebnisse.

Ausblick
In einem nächsten Ausbauschritt in der Digitalisierung möchte Auwiesen mit planyourbusiness© die Umsatzplanung für Teilbereiche automatisieren. Dazu werden aus anderen Applikationen entsprechende Daten abgezogen und in planyourbusiness© die Umsätze auf Projektebene automatisiert berechnet und eingetragen. Damit reduziert Auwiesen zukünftig den zeitlichen Aufwand bei der Umsatzplanung. Die Mitarbeitenden legen ihren Fokus somit auf die Plausibilisierung der berechneten Werte und gewinnen wertvolle Zeit für ihre Kernaufgaben. Des Weiteren plant Auwiesen, in Zukunft ihre Berichte mit zusätzlichen Dashboards zu erweitern.